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姿勢(心構え)

姿勢(心構え) 2011.01.30

口頭でも相談させていただきましたように...

今から10年以上前の失敗を時々思い出します。私がまだ社会人1年目で、OJT(On-the-Job Training)としてプロジェクトに参画していた頃の話です。その時得た教訓は、簡単にいうと「自分の目でちゃんと確かめること」です。当時、顧客への納品物取り纏めを任されていました。ところが、自分で全てを確認しないで、一部を他の人にお任せして失敗したのです。それ以来、私は時間の許す限り、できるだけ自分の目で成果物や各種資料を確かめるように努めています。

自分の目で確かめるといいましても、時間的に限度があります。あるチームのリーダーであれば、自分がマネジメントするチームから提出される資料が、自分の目で確認する必要最小限の対象となるでしょう。私であれば、会社から提出する見積資料や提案資料、契約書や各種報告書なども対象です。でも、自分の目で確認するだけでは全然ダメだな...と常々思うようになりました。結局のところ、相手にちゃんと伝わっていなければ、仮に文書上は自分が正しくても、その後のリカバリーに余分な資源が失われるからです。

 

最近の自分のメールを振り返ると、兎に角、「口頭でも認識合わせしましたように...」、「口頭でも相談させていただきましたが...」といった内容が増えました。メールで何回もやり取りをする時間や労力が惜しいという理由もあります。が、一番の理由は、認識の齟齬を極力減らしたいからです。例えば、Aさんからある機能の仕様に関する問い合わせがあったとします。この場合、私は質問の意図が自分の認識と合っているか少しでも自信がなければ、Aさんと直接、話した上で、ログとしてメールを送るようにします。よって、「口頭でも...」というメールが増えるわけです。

 

もちろんFace to face(対面)で認識を合わせる時間が、惜しいと感じるケースもゼロではありません。が、このような手順で作業を進めると、認識の齟齬は劇的に解消されます。結果的に、手戻りによって余計な労力が失われるリスクを予防することになります。また、"直接、話せば良いのに..."と思うような内容を何往復もやり取りするのは、ccの人たちがその内容を確認する労力も結構侮れません。最近は、直接担当者間で検討した結論や議題を関係者にccをつけてメールで送る人がまわりに少しずつ増えてきました。効率的かつ予防的で、ちょっと嬉しかったりします(笑)。

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